Guía RespondeYA · Atención a huéspedes 24 horas
Cómo atender a tus huéspedes las 24 horas sin recepción de noche
Para atender a tus huéspedes las 24 horas sin recepción de noche necesitas un teléfono que siempre se coja, un WhatsApp que responda al momento y un aviso claro a tu equipo de cada petición. LIA hace esas tres cosas: contesta en español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano, resuelve las preguntas de siempre y te pasa la llamada si es urgente o la piden, en tu horario; si no contestáis, toma nota y avisa con el motivo. No reserva en tu motor ni toca la OTA: recoge la solicitud de reserva y la envía al instante.
Las llamadas de noche y las llegadas tarde son las que más se escapan cuando no hay nadie en recepción. También las preguntas que se repiten cada día y los mensajes de WhatsApp que llegan mientras el equipo está con un huésped. Esta guía explica qué puede hacer LIA en cada caso, qué no hace y cuánto cuesta.
Lo esencial
- LIA dice en el saludo que es una IA (AI Act, artículo 50)
- Atiende llamadas y WhatsApp las 24 horas, también en festivos
- Habla español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano
- Te pasa la llamada si es urgente o la piden, en tu horario; si no contestáis, toma nota y avisa con el motivo
- Recoge la solicitud de reserva y la envía al instante; no reserva en el motor ni toca la OTA
- WhatsApp incluido. Activo en 48 horas. Datos en la UE (Irlanda)
¿Qué pasa cuando un huésped llama de noche o llega tarde?
Fuera del horario de recepción, la llamada cae en un buzón o se queda sin respuesta. El huésped que llega tarde quiere saber cómo entrar, dónde aparcar y si alguien le espera. Si no recibe respuesta, busca otra puerta o el teléfono de urgencias del edificio.
LIA coge la llamada a cualquier hora. En el saludo dice que es una IA. Escucha el motivo, responde con la información que le has dado (hora de entrada, instrucciones para la llave, parking, horario de salida) y avisa a tu equipo con el motivo de la llamada y la hora de llegada que le diga el huésped.
Si es urgente o el huésped pide hablar con alguien, te pasa la llamada en el horario que tú marques. Fuera de ese horario, o si nadie contesta, toma nota y deja el aviso con el motivo para que tu equipo lo atienda.
¿Cómo se atiende a un huésped que habla inglés, francés o alemán?
Un huésped extranjero llama con la misma duda que uno de aquí: a qué hora es el check-in, cómo se llega desde el aeropuerto, si hay parking o si puede entrar con su perro. La diferencia es que la persona de recepción puede no hablar su idioma.
LIA atiende en español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano. Responde en el idioma en que le hablan y sigue la conversación en ese idioma. También atiende por WhatsApp, que es el canal que muchos huéspedes usan antes de llegar.
Si la pregunta necesita una respuesta que no está en su información, no se la inventa: apunta el motivo y avisa a tu equipo.
¿Quién contesta las preguntas de siempre: horarios, parking, check-in y mascotas?
Horarios de entrada y salida. Dónde aparcar. Cómo funciona el check-in. Si se admiten mascotas. Si hay cuna. Si el desayuno empieza antes de las siete. Son preguntas que ya están respondidas en tu web o en tu dossier, pero que cada huésped vuelve a hacer por teléfono o por WhatsApp.
LIA las responde al momento con la información que tú le das. No hay que escribir un guion para cada una: se configura con los datos del alojamiento y las preguntas que más se repiten.
Cuando la respuesta no está en su información, avisa a tu equipo con el motivo de la llamada en lugar de improvisar.
- Horarios de check-in y check-out
- Parking y cómo llegar
- Cómo se entra al alojamiento
- Mascotas, cunas y camas supletorias
- Desayuno, late check-out y otras normas de la casa
¿Qué hace LIA con una petición de reserva directa?
Un huésped pregunta por dos noches en agosto, para dos adultos y un niño. LIA recoge las fechas, el número de personas, el nombre y un teléfono de contacto. Después envía la solicitud a tu equipo al instante.
LIA no reserva en tu motor de reservas ni toca la OTA. La solicitud llega como un aviso para que tu equipo confirme disponibilidad, precio y condiciones, y cierre la reserva como lo hace siempre.
Así la petición no se pierde aunque llegue a medianoche.
¿Cómo funciona en un apartamento sin recepción física?
En un apartamento no hay mostrador. El huésped llama porque no encuentra la llave, porque no sabe qué código marcar o porque quiere entrar antes de la hora. También escribe por WhatsApp para preguntar por la wifi, la calefacción o dónde dejar la basura.
LIA contesta con las instrucciones que tú has preparado y avisa a tu equipo con el motivo de la llamada. El huésped no tiene que esperar a que alguien mire el móvil para saber cómo entrar.
WhatsApp va incluido en todos los planes, así que el huésped puede escribir desde el aeropuerto o desde la puerta del edificio.
¿Por qué WhatsApp es el canal principal del huésped?
El huésped escribe desde el avión, desde el coche de alquiler o desde la puerta del apartamento. No llama si puede escribir. Y no espera a las nueve de la mañana para saber cómo entrar.
LIA atiende WhatsApp y teléfono con la misma información. El huésped puede escribir o llamar, como prefiera. WhatsApp va incluido en todos los planes.
Las condiciones y los precios están en /precios.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda en estar activo?
LIA se contrata como recepcionista de voz o como asistente de chat. Los planes de voz son Voz Starter, 99 €/mes, y Voz Pro, 249 €/mes. El chat empieza en 49 €/mes. Todos los precios son IVA aparte, sin alta y sin permanencia, con 14 días de prueba.
Queda activo en 48 horas. En ese plazo se configura con la información de tu hotel o tus apartamentos: horarios, instrucciones de entrada, parking, normas de mascotas y las preguntas que más recibes.
Los datos se guardan en la UE (Irlanda). Para procesar la voz y el texto en tiempo real usamos proveedores fuera de la UE, sobre todo en Estados Unidos, con cláusulas contractuales tipo.
Recepción humana, contestador o buzón, y LIA: qué cubre cada opción
| Criterio | Recepción humana | Contestador o buzón | LIA |
|---|---|---|---|
| Horario de atención | El de los turnos que puedas cubrir | 24 horas, pero solo graba | 24 horas, también en festivos |
| Llamada de noche o llegada tarde | Depende de si hay turno de noche | El huésped deja un mensaje y espera | Contesta, da las instrucciones y avisa al equipo con el motivo |
| Idiomas | Los que hable la persona de turno | El del mensaje grabado | Español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano |
| Preguntas de siempre | Se repiten en cada turno | No las responde | Las responde al momento con tu información |
| Petición de reserva directa | La apunta a mano si está libre | Solo graba el recado | Recoge la solicitud y la envía al instante; no reserva en el motor ni toca la OTA |
| Se atiende cuando alguien puede | No lo cubre | Incluido en todos los planes | |
| Aviso al equipo | Se cuenta en el cambio de turno | Hay que escuchar el mensaje | Te pasa la llamada si es urgente o la piden, en tu horario; si no, avisa con el motivo |
| Coste mensual | Un salario y turnos que cubrir | Lo que cobre tu operadora | Voz Starter 99 €/mes, Voz Pro 249 €/mes, chat desde 49 €/mes, IVA aparte |
Preguntas frecuentes
¿LIA puede atender una llegada tarde a medianoche?
Sí. Coge la llamada a cualquier hora, dice que es una IA, da las instrucciones de entrada que hayas configurado y avisa a tu equipo con el motivo de la llamada y la hora de llegada. No abre puertas ni entrega llaves: eso sigue siendo cosa de tu equipo.
¿En qué idiomas atiende?
En español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano, tanto por teléfono como por WhatsApp.
¿Reserva en mi motor de reservas o en la OTA?
No. Recoge la solicitud con las fechas, las personas y un teléfono de contacto, y la envía al instante a tu equipo. No reserva en el motor ni toca la OTA. Tu equipo confirma la reserva como siempre.
¿Puede decir si hay habitación libre?
Responde con la información que tú le das. No consulta la disponibilidad en tiempo real porque no está conectada a tu motor de reservas. Si el huésped pregunta por fechas concretas, recoge la solicitud y la envía a tu equipo.
¿Sustituye a la recepción de noche?
Cubre las llamadas y los mensajes de WhatsApp que hoy se quedan sin respuesta. No sustituye a una persona para lo que exige presencia física, como entregar una llave o resolver una avería. En esos casos avisa a tu equipo con el motivo.
¿Cómo avisa al equipo?
Si es urgente o el huésped lo pide, te pasa la llamada en tu horario. Si no contestáis o es fuera de horario, toma nota y os avisa con el motivo de la llamada para que decidáis cómo responder.
¿Qué pasa con los datos de los huéspedes?
La base de datos y las transcripciones se guardan en la UE (Irlanda). Para procesar la voz y el texto en tiempo real usamos proveedores fuera de la UE, sobre todo en Estados Unidos, con cláusulas contractuales tipo.
¿Cuánto tarda en estar activo y cómo se prueba?
48 horas desde que nos das la información. Tienes 14 días de prueba. Los precios son Voz Starter 99 €/mes, Voz Pro 249 €/mes y chat desde 49 €/mes, IVA aparte, sin alta y sin permanencia.