Guía RespondeYA · Llamadas en agencias inmobiliarias y alquileres
Cómo no perder interesados ni incidencias de inquilinos por no coger el teléfono
Para no perder interesados ni incidencias de inquilinos cuando no puedes coger el teléfono, hace falta que alguien atienda esas llamadas aunque estés enseñando un piso o fuera de la oficina. LIA, la recepcionista con IA de RespondeYA, descuelga, dice en el saludo que es una inteligencia artificial y apunta qué inmueble le interesa a quien llama, qué pregunta, si quiere una visita o qué avería tiene. Tu equipo recibe el motivo de cada llamada y decide después.
Una agencia inmobiliaria coge el teléfono en los peores momentos: mientras enseña un piso, cuando entra otra llamada o cuando el inquilino descubre a las once de la noche que no sale agua del grifo. Esta guía repasa qué pasa con esas llamadas, qué preguntas conviene hacer para que tu equipo no llame a ciegas y cómo se recogen las solicitudes de visita y las incidencias.
Lo esencial
- LIA dice en el saludo que es una inteligencia artificial, como exige el artículo 50 del Reglamento de IA de la Unión Europea (AI Act)
- Apunta qué inmueble o anuncio interesa, las preguntas del interesado y si quiere visitarlo
- Por teléfono, si conectas tu Google Calendar, ofrece huecos reales y deja la visita reservada ahí
- En una incidencia de inquilino fuera de horario, recoge el motivo y avisa al responsable
- Atiende en español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano
- Datos en la UE (Irlanda); los proveedores de voz están fuera de la UE, con cláusulas contractuales tipo
- Precios de RespondeYA: Voz Starter 99 €/mes, Voz Pro 249 €/mes, Chat desde 49 €/mes, IVA aparte, sin alta, sin permanencia, 14 días de prueba (ver /precios)
¿Por qué se pierde un interesado mientras estás en una visita?
Estás en un piso con un cliente, suena el teléfono y es alguien que ha visto el anuncio. No puedes cogerlo. Cuando terminas la visita, ese número ya no está en pantalla o la persona ha llamado a otra agencia.
Lo mismo pasa a la hora de comer, cuando entran dos llamadas a la vez, o por la noche, cuando la oficina está cerrada y alguien busca piso después del trabajo. El interesado no espera: si no le contestas, prueba con el siguiente anuncio de la lista.
LIA coge esas llamadas mientras tú sigues con la visita. No compite con tu trabajo en el mostrador: atiende en paralelo y deja cada llamada apuntada para que la veas cuando salgas.
¿Qué preguntas conviene hacer antes de pasar el contacto?
Cuando alguien llama por un anuncio, no basta con apuntar el teléfono. Hay cuatro preguntas que te ahorran una llamada de vuelta a ciegas: en qué zona busca, cuánto puede pagar, para cuándo necesita entrar y si tiene mascotas.
LIA las hace en la misma llamada y apunta las respuestas junto al nombre, el teléfono y el inmueble que ha visto. No decide si aceptas al interesado ni negocia nada: recoge los datos para que tu equipo filtre con información y sepa si encaja antes de devolver la llamada.
- Zona o barrio donde quiere vivir
- Renta que puede pagar y si busca amueblado
- Fecha en la que necesita entrar
- Si tiene mascotas
¿Cómo se recoge una solicitud de visita?
Muchas llamadas no son para preguntar: son para ver el piso. Si no hay nadie que apunte la petición, el interesado se queda sin visita y tú sin saber que la había pedido.
LIA recoge la solicitud con el nombre, el teléfono y el inmueble. Por teléfono ofrece huecos reales y reserva la cita en tu Google Calendar si lo conectas. En el chat y en WhatsApp, o si no conectas tu agenda, recoge la solicitud y te la envía al instante para que tu equipo la confirme.
El WhatsApp va incluido en todos los planes. Así, quien prefiere escribir en lugar de llamar deja la petición por el mismo canal y con los mismos datos.
¿Quién atiende una avería o unas llaves perdidas fuera de horario?
Un inquilino llama cuando se estropea la caldera, cuando se queda sin agua o cuando se ha dejado las llaves dentro. Suele pasar fuera del horario de oficina, y no puede esperar al día siguiente para saber si alguien le va a responder.
LIA contesta, dice que es una inteligencia artificial y recoge lo que ha pasado: quién llama, en qué piso, qué avería o problema tiene y un teléfono de contacto. Avisa al responsable con el motivo de la llamada para que decida cómo actuar.
Si la llamada es urgente o el inquilino pide hablar con una persona, LIA pasa la llamada en tu horario. Si no contestas, toma nota y te avisa con el motivo. Fuera de horario no hay a quién pasarle la llamada: queda registrada para que la veas en cuanto puedas.
¿Cómo funciona si llevas varios pisos y varios números?
Cuando una agencia gestiona varios pisos, el problema no es solo coger la llamada: es saber de qué inmueble habla cada persona. LIA pregunta siempre por el piso o el anuncio y lo deja apuntado junto a la llamada, para que no mezcles interesados de una vivienda con los de otra.
Con los números pasa algo parecido. Puedes seguir con el número de siempre y desviar las llamadas que no llegues a coger, o usar un número nuevo. Si trabajas con más de una línea, las llamadas se atienden igual y cada una queda con su motivo y su inmueble, para que tu equipo sepa por dónde entra cada consulta.
¿Qué no hace LIA en una agencia inmobiliaria?
LIA no negocia el precio de un alquiler ni las condiciones del contrato. Tampoco decide si un interesado cumple los requisitos, ni da información que no esté en los datos de tu agencia. Si no sabe algo, lo dice y avisa a tu equipo.
En una incidencia, recoge lo que cuenta el inquilino y avisa al responsable. No organiza reparaciones ni promete plazos de arreglo. Esa decisión es de tu equipo.
Y no se hace pasar por una persona: en el saludo dice que es una inteligencia artificial, como exige el artículo 50 del Reglamento de IA de la Unión Europea.
¿Cuánto tarda en estar activa, cuánto cuesta y en qué idiomas atiende?
LIA queda activa en 48 horas. El plan Voz Starter cuesta 99 €/mes y el plan Voz Pro 249 €/mes, IVA aparte, sin alta y sin permanencia, con 14 días de prueba. Si solo quieres el chat de la web y WhatsApp, el plan Chat empieza en 49 €/mes. El detalle está en /precios.
La base de datos y las transcripciones se guardan en la UE (Irlanda). Para procesar la voz y el texto en tiempo real usamos proveedores con servidores fuera de la UE, sobre todo en EE. UU., con cláusulas contractuales tipo.
Atiende en español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano. Si un interesado extranjero llama por un anuncio, no necesita buscar a nadie que hable su idioma para dejar sus datos.
- Activo en 48 horas
- Voz Starter 99 €/mes y Voz Pro 249 €/mes, IVA aparte
- Chat desde 49 €/mes, IVA aparte
- Sin alta y sin permanencia; 14 días de prueba
- Idiomas: español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano
Comparativa: recepción humana, contestador o buzón, y LIA
| Criterio | Recepción humana | Contestador o buzón | LIA |
|---|---|---|---|
| Llamadas mientras enseñas un piso | Se pierden o quedan en espera | Salta el mensaje grabado | Se atienden en paralelo y queda el motivo |
| Preguntas sobre zona, renta, fechas o mascotas | Las responde si tiene la información a mano | No las responde, solo graba | Las pregunta y apunta las respuestas |
| Solicitud de visita | La apunta en la agenda | Queda grabada, sin confirmación | La recoge y avisa; por teléfono reserva en Google Calendar si lo conectas |
| Incidencias de inquilinos fuera de horario | No hay nadie que conteste | El inquilino deja un mensaje y espera la devolución | Recoge el motivo y avisa al responsable |
| Varios pisos o anuncios | Pregunta cuál es el inmueble | No identifica el inmueble | Apunta el inmueble o anuncio de cada llamada |
| Dice que es una IA | No aplica (es una persona) | No aplica | Sí, en el saludo |
| Idiomas | Los que hable el equipo | El idioma grabado del mensaje | Español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano |
Preguntas frecuentes
¿LIA puede reservar una visita en mi agenda?
Por teléfono, si conectas tu Google Calendar, ofrece huecos reales y deja la visita reservada ahí. En el chat y en WhatsApp, o si no conectas tu agenda, recoge la solicitud y te la envía al instante para que tu equipo la confirme.
¿Puede pasar la llamada a una persona del equipo?
Sí. Te pasa la llamada si es urgente o te la piden, en tu horario. Si no contestas, toma nota y te avisa con el motivo.
¿Apunta qué piso o anuncio le interesa a quien llama?
Sí. LIA pregunta por el inmueble o el anuncio y lo deja apuntado junto al nombre, el teléfono y el motivo de la llamada.
¿Qué hace si un inquilino llama de madrugada por una avería?
Contesta la llamada, dice que es una inteligencia artificial y recoge quién llama, en qué piso es, qué ha pasado y un teléfono de contacto. Avisa al responsable con el motivo para que decida cómo actuar. No organiza reparaciones ni promete plazos.
¿LIA negocia el precio del alquiler o las condiciones?
No. No negocia precios ni condiciones y no decide si un interesado cumple los requisitos. Recoge las preguntas y los datos, y avisa a tu equipo.
¿Atiende en varios idiomas?
Sí. Atiende en español, inglés, francés, alemán, portugués e italiano, sin que tengas que configurar nada aparte para cada idioma.
¿Cuánto cuesta y hay permanencia?
El plan Voz Starter cuesta 99 €/mes y el plan Voz Pro 249 €/mes, IVA aparte, sin alta y sin permanencia, con 14 días de prueba. Si solo quieres chat para la web y WhatsApp, el plan Chat empieza en 49 €/mes. El detalle está en /precios.
¿Puedo seguir usando el número de siempre?
Sí. Puedes quedarte con el número de tu agencia y desviar las llamadas que no llegues a coger, o usar un número nuevo. Si trabajas con más de una línea, cada llamada queda con su motivo y su inmueble.